Sjablonen en bulkverzending

Een sjabloon bewaart een document met zijn handtekeningvelden en de rollen van de ondertekenaars, zodat je het opnieuw kunt versturen zonder telkens de velden te plaatsen. Bulkverzending gebruikt een sjabloon om elke persoon uit een spreadsheet een eigen document te sturen.

#Een sjabloon maken

1. Ga naar Tools > Ondertekenen en klik op Sjablonen.

2. Klik op Een sjabloon maken.

3. Voeg bij Kies een document voor het sjabloon je pdf of afbeelding toe.

4. Geef bij De rollen definiëren elke ondertekenaarsrol een naam en klik daarna op Doorgaan.

   Klik voor elke extra ondertekenaar op Rol toevoegen. Rollen zijn plaatsaanduidingen, zoals Klant of Manager: ze worden pas aan echte personen toegewezen wanneer je het sjabloon gebruikt.

   

5. Plaats de velden van elke rol op het document en sla het sjabloon op.

De melding Sjabloon opgeslagen bevestigt het.

#Een sjabloon gebruiken

1. Klik op de pagina Sjablonen bij het sjabloon op Gebruiken.

2. Vul bij De rollen toewijzen voor elke rol de naam en het e-mailadres van de persoon in.

3. Klik op Aanmaken en bewerken, controleer het document en verstuur het.

Elk sjabloon heeft ook Bewerken, Dupliceren en Verwijderen.

#Een sjabloon delen met je team

Klik bij het sjabloon op Delen met team. Op het sjabloon verschijnt dan de badge Team. Klik op Stoppen met delen om het weer privé te maken.

#Naar veel mensen tegelijk versturen

1. Klik in Tools > Ondertekenen op Bulkverzending.

2. Kies het sjabloon dat je wilt versturen.

3. Voeg je spreadsheet toe: sleep een XLSX-, XLS- of CSV-bestand naar het venster.

   Klik op Download een voorbeeldbestand voor een bestand dat klaar is om in te vullen. Een bestand kan maximaal 1.000 ontvangers bevatten en maximaal 15 MB groot zijn. Heeft het meerdere werkbladen, kies dan bij Werkblad het blad met je ontvangers.

4. Kies voor elk Ontvangerveld de bijbehorende Bestandskolom.

   Drime koppelt de kolommen zelf waar dat kan: een kolom met “email” of “name” in de kop vult het e-mailadres of de naam van de ondertekenaar in. Heb je meerdere rollen, begin elke kop dan met de rol, bijvoorbeeld Client email en Client name. Controleer elke koppeling: kies (Negeren) om een kolom over te slaan, of Hetzelfde voor elk document… om één waarde in te typen die voor alle documenten geldt, bijvoorbeeld je eigen e-mailadres als je elk document medeondertekent.

   

5. Schrijf eventueel een Bericht aan ontvangers (optioneel) en verstuur daarna.

   De verzendknop toont hoeveel documenten er worden verstuurd.

Elke rij van het bestand maakt een eigen document met eigen ontvangers. Wil je dat meerdere personen hetzelfde document ondertekenen, voeg dan in plaats daarvan meer rollen toe aan het sjabloon.

#Bezoekers laten ondertekenen via een openbaar formulier

Een sjabloon met één ondertekenaar kan ook een openbaar formulier worden, waarin elke bezoeker zijn eigen kopie van het document ondertekent. Zet dit aan via Instellingen > Ontwikkelaars > Insluiten.

#Als het niet werkt

#Volgende stappen

• Hoeveel ondertekeningsverzoeken kan ik versturen?

• Zelf een document ondertekenen

• Een document ter ondertekening versturen