Vorlagen und Massenversand

Eine Vorlage speichert ein Dokument mit seinen Signaturfeldern und den Rollen seiner Unterzeichner, sodass Sie es erneut senden können, ohne die Felder jedes Mal neu zu platzieren. Der Massenversand nutzt eine Vorlage, um jeder Person aus einer Tabelle ein eigenes Dokument zu senden.

#Eine Vorlage erstellen

1. Öffnen Sie Werkzeuge > Signieren und klicken Sie auf Vorlagen.

2. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.

3. Fügen Sie unter Dokument für die Vorlage auswählen Ihr PDF oder Bild hinzu.

4. Benennen Sie unter Rollen definieren jede Unterzeichnerrolle und klicken Sie dann auf Weiter.

   Klicken Sie für jeden weiteren Unterzeichner auf Rolle hinzufügen. Rollen sind Platzhalter wie Kunde oder Manager: Erst wenn Sie die Vorlage verwenden, werden sie echten Personen zugewiesen.

   

5. Platzieren Sie die Felder jeder Rolle auf dem Dokument und speichern Sie die Vorlage.

Die Meldung Vorlage gespeichert bestätigt das.

#Eine Vorlage verwenden

1. Klicken Sie auf der Seite Vorlagen bei der Vorlage auf Verwenden.

2. Geben Sie unter Rollen zuweisen für jede Rolle den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein.

3. Klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten, prüfen Sie das Dokument und senden Sie es.

Jede Vorlage bietet außerdem Bearbeiten, Duplizieren und Löschen.

#Eine Vorlage mit Ihrem Team teilen

Klicken Sie bei der Vorlage auf Mit dem Team teilen. An der Vorlage erscheint dann die Kennzeichnung Team. Mit Teilen beenden machen Sie sie wieder privat.

#An viele Personen gleichzeitig senden

1. Klicken Sie unter Werkzeuge > Signieren auf Massenversand.

2. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie senden möchten.

3. Fügen Sie Ihre Tabelle hinzu: Ziehen Sie eine XLSX-, XLS- oder CSV-Datei in den Dialog.

   Mit Beispieldatei herunterladen erhalten Sie eine fertige Datei zum Ausfüllen. Eine Datei kann bis zu 1.000 Empfänger enthalten und bis zu 15 MB groß sein. Enthält sie mehrere Tabellenblätter, wählen Sie unter Tabellenblatt das Blatt mit Ihren Empfängern aus.

4. Wählen Sie für jedes Empfängerfeld die passende Dateispalte aus.

   Drime ordnet die Spalten nach Möglichkeit selbst zu: Eine Spalte, deren Überschrift „email“ oder „name“ enthält, füllt die E-Mail-Adresse oder den Namen des Unterzeichners. Bei mehreren Rollen beginnen Sie jede Überschrift mit der Rolle, zum Beispiel Client email und Client name. Prüfen Sie jede Zuordnung: Wählen Sie (Ignorieren), um eine Spalte auszulassen, oder Für alle Dokumente gleich…, um einen einzigen Wert für alle Dokumente einzugeben, zum Beispiel Ihre eigene E-Mail-Adresse, wenn Sie jedes Dokument gegenzeichnen.

   

5. Schreiben Sie auf Wunsch eine Nachricht an die Empfänger (optional) und senden Sie dann.

   Die Schaltfläche zum Senden zeigt an, wie viele Dokumente gesendet werden.

Jede Zeile der Datei erzeugt ein eigenes Dokument mit eigenen Empfängern. Wenn mehrere Personen dasselbe Dokument unterschreiben sollen, fügen Sie der Vorlage stattdessen weitere Rollen hinzu.

#Besucher über ein öffentliches Formular unterschreiben lassen

Eine Vorlage mit nur einem Unterzeichner kann auch zu einem öffentlichen Formular werden, in dem jeder Besucher seine eigene Kopie des Dokuments unterschreibt. Aktivieren Sie das unter Einstellungen > Entwickler > Einbetten.

#Wenn es nicht funktioniert

#Nächste Schritte

• Wie viele Signaturanfragen kann ich senden?

• Ein Dokument selbst unterschreiben

• Ein Dokument zur Unterschrift senden